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マルチタスクの罠


仕事をしていると同時にいくつもの作業を行うことがあったり

途中で別の業務が割り込んできたりということが多々あります。

 

いくつもの作業を切り替えて実行していくことを

PCではマルチタスクといいますが、

人間もマルチタスクを行う人が多いのです。

 

仕事をしていると

「私は忙しいからいろいろな仕事を同時にやらないといけない」

「一つに集中できるほど時間の余裕がない」

という人がほとんどではないでしょうか。

 

しかし、マルチタスクはPCにとっては効率の良いものであっても

人間にとってはとても非効率なことなのです。

 

たとえば、何かの資料を作っているときに誰かに話しかけられ

同時に対応しようとすると、資料は進まない、話は聞けていないという

状態になると思います。

 

仕事ではなくても、集中してテレビを見ているときに家族に話しかけられ、

話を聞いているつもりで実は全然聞けていないし、

テレビにも集中できなかったという経験が無いでしょうか。

 

このように人間は同時にいろいろなことはできないのです。

 

2つのことをやると50%と50%になるのではなく

5%と5%になってしまうことすらあります。

 

このようにマルチタスクは効率が悪いのですが、

やっている本人は2つのことを同時に対応したという満足感を与えてくれるのです。

 

なので、マルチタスクを行って

「自分は効率よくこなしている」

「同時に処理できる私はすごい」

と感じている人が多いのです。

 

「人間は1つのことに集中しているときが最も効率が良い」

ということを忘れないでいただきたいと思います。

 

とはいえ、1つのことに集中させてもらえない状況も多くあります。

特にビジネスに関しては1つのことに注力しすぎると

せっかくの機会を失ってしまうことがあります。

 

 

ではどうやっていろいろなことを同時に処理するのかについて説明します。

 

先ほどPCではマルチタスクで効率よく処理できるというお話をしましたが、

PCでもCPUが1つならば、同時にできる処理は1つなのです。

※CPU(中央処理装置)とはPCの演算(処理)を担う部分です。

 

PCではOSと呼ばれる処理を管理するプログラムが、

今やらないといけない処理を分割して、

どの順番で処理するかを管理しています。

 

これによって、あたかも同時に処理できているように見せているのです。

 

たとえば、画面上で動画を再生しているときに、Webページを開いたり

文字入力しても動画が止まったりしないというのも

OSが処理を管理して動画が途切れないようにしつつ、

別の作業も実施しているのです。

 

人間もこれと同じようなことをすればよいのです。

 

人間はPCのように1秒以下の世界で処理を切り替えたりすることはできないので

30分、できれば1時間単位で処理を切り替えることができれば

それぞれの時間でのパフォーマンスを落とすことなく処理が行えるのです。

 

私が良くやる方法では、たくさんのことをやらないといけないと感じた時には

やることとそれにかかる時間を紙に書き出します。

※この時に、常時必要なメール対応などもピックアップしておきます。

 

そして、それらにかかる時間を30分単位を1コマとして何コマ必要かを考えます。

 

後は、それらをパズルのように時間に当てはめて処理していくだけです。

※パズルを組み立ているときにはメールを処理する時間を適度に入れてください。

 

会社での業務についても、このように業務を処理しているときには

基本的にメールは見ません。

 

電話や直接話しかけられたときはもちろん対応しますが、

その時には、処理中の作業をやめて電話や会話に集中します。

 

そして、遅れた分だけ時間をシフトして処理を再開します。

 

これは簡単なようで慣れるまでは結構難しいものなのです。

 

特にマルチタスクに慣れている人は、習慣を変えることになるので

難しく感じるかもしれませんが、慣れてしまえば効率改善効果は絶大です

 

■同時対応が必要な時の処理方法

  1. やることと時間を書き出す
  2. 30分を1コマとして何コマ必要か算出する
  3. それぞれのコマを都合の良い処理順番に並べる
  4. 実際に始める

 

この流れを是非試して見ていただきたいと思います。

 


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行動できない理由のNo.1「時間がない」


 

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前回、行動できない理由として

  • 時間がない
  • 能力が足りない
  • お金が足りない

というものをご紹介しました。

この理由の中で最も多いのが「時間がない」です。

 

 

なぜ時間がないのか?

行動できる人は時間がないと言いません。

 

では、一日の時間は同じ24時間にもかかわらず、
行動できる人とできない人の時間にどんな差があるのでしょうか?

 

行動できる人は、時間がないと考えるのではなく

現状のどこに時間を空けるかを考えます。

 

  1. 1日のスケジュールを書き出す
  2. 新たな行動が入る時間を探す
  3. 入る余地がない時には対策を行う
  4. 結果的に新たな行動が予定に入る

 

このような流れで、行動を予定に入れることを前提に考えるのです。

 

 

入る余地がない時の対策とは?

ここでの疑問は
3.入る余地がない時には対策を行う
ということだと思います。

 

時間を捻出するときの方法としては次のものがあります。

 

  • 時間の配分を変える
  • 何かをやめる
  • 他の人にやってもらう

 

まず、現状のスケジュールの中で配分の変更を行います。
睡眠時間を減らすなどもここで考えます。

 

配分を変えても時間が取れない場合は、
思い切って今やっていることをやめるということを考えます。

 

簡単なものでは「テレビを見ることをやめる」

そして、「以前始めた勉強を思い切ってやめる」

というのも考えてみます。

 

それでも時間が取れない場合は、

現状のスケジュールで必ずしも自分でやらなくてよいことを

誰かにやってもらうということを考えます。

※これはお金がかかる場合もあるので注意が必要ですが、必要ならばやるべきです。

 

このようにして、時間を確実に作るのです。

これぐらい真剣に考えなければ、時間というものは作り出すことができません。

 

そもそも簡単に時間が作れるのであれば、現状のスケジュールには
成長に向けた行動が全く足りていない証拠なのです。

 

行動できる人のスケジュールは常に必要なことで埋まっています。
それをさらにアップデートし続けて成長しているのです。

 

 

まとめ

今回は、時間がないと考えてしまう理由と
その時の対策についてお話しました。

 

  • 行動を予定に入れることを前提に考える
  • 入る余地がないというときは対策を打つ

 

このことを忘れずに、
「やってみる」
ということを前提に考えるように心がけて下さい。


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行動できる人と行動できない人は思考が違う


 

世の中には、やらなければならないことに対して

しっかりと行動できる人と行動できない人がいます。
※ここでのやらなければならない事とは、今までにやったことのない事とします。

 

当然のことながら、行動できる人は成功し、

行動できない人は現状を悪化させていきます。

※行動できない人が現状維持ではなく悪化であることは別の記事でご説明します。

 

この行動できる人と行動できない人には、思考に明確な違いがあります。

 

 

行動できる人の思考

 

行動できる人は、やらなければならないことが発生した時に、

まず少しでも手を付けます。

 

少しでも手を付けることによって、

  • やりかけとなるので続きをやるという考えが生まれる
  • やるべきことの全体像がわかる
  • やり遂げる計画を的確に立てることができる

という状態になります。

 

ここで重要なことは、何も考えずにまず行動してみるという点です。

 

そして、少しでも行動することで、
何を、どのように、どれくらいの期間でやるかということをしっかりと把握できるということです。

 

 

行動できない人の思考

 

行動できない人は、行動する前に考えます。

考えて計画を立てようとします。

 

正しい行動のように思えますが、実はここに罠が潜んでいます。

  • やるべきことの全体像が掴めない
  • 考えることに必要以上に時間がかかってしまう
  • 結局計画も立てられない状態に陥る

というようなことが起きます。

 

まず、「やるべきことの全体像がつかめない」については、
実際にやったことがないことなので、

「何をどのくらいやればよいのかがわからない」

ということです。

それでは、いつまで経っても何もできないのです。

 

そして、
「考えることに必要以上に時間がかかってしまう」
という状態になります。

 

全体像が掴めないことを、考えることで解決しようとします。
ここでも、実際にやったことがないので、考えることに非常に多くの時間を使ってしまいます。

 

ここまでくると、本人は考えることでやるべきことをやり始めていると錯覚します。

 

最後に、
「結局計画も立てられない」
という状況になります。

 

多くの時間を使って考えているうちに、

そのやるべきことは非常に困難で自分にはできない気がしてきます。

 

考えすぎると誰にでも起きる「不安」というものです。

 

この不安が生まれると、次第に
「どうやるか」ではなく「なぜできないか」
を考えるようになってしまうのです。

 

良く言われている「できない理由を探す」という状態です。

これでは計画を立てるどころではありません。

 

このような思考で、
行動できない人は、自ら行動を止めてしまっているのです。

 

行動できない理由として挙げられるのは

  • 時間がない
  • 能力が足りない
  • お金が足りない

というものが非常に多いです。

これらの考えをどう克服するかについては、別の機会に記事にしたいと思います。

 

 

行動できない人がいつもできない訳ではない

 

行動できない人も実は行動できる事もあるのです。

 

例えば、新しい仕事をやらなければならなくなったとき
よくわかっていないけれど、手を付けなければならない状態になります。

 

最初は全く分からないのですが、手を付けるとやり方がわかり
次第にやれるようになっています。

 

これは、仕事でどうしてもやらないといけない状態になっているので

強制的に「最初の行動」を取っているのです。

 

どうしてもやらないといけない状態でなかったとしたら
ここでも行動できずに結局やらないままで終わってしまっているはずです。

 

つまり、最初の行動さえできれば誰にでも十分に達成できる可能性があるのです。

 

 

まとめ

 

今回は、行動できる人と行動できない人のお話をしましたが、

最初に少しでも行動を起こすかが非常に重要になります。

 

もちろんそれだけで必ず上手くいくとは言えませんが、
非常に大きな可能性を手に入れることができます。

 

あなたが、「自分は行動できない思考だった」と感じるならば、
「明日から」ではなく、「今すぐに」の考えで是非行動してください。

 

 

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