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実は効率が悪い!?同時作業 | 出世を目標としないサラリーマンが、副業で目標と日々の楽しさを見つけた!!その方法とマインドを公開します!


テーマ:自己管理方法

 

マルチタスクの罠


仕事をしていると同時にいくつもの作業を行うことがあったり

途中で別の業務が割り込んできたりということが多々あります。

 

いくつもの作業を切り替えて実行していくことを

PCではマルチタスクといいますが、

人間もマルチタスクを行う人が多いのです。

 

仕事をしていると

「私は忙しいからいろいろな仕事を同時にやらないといけない」

「一つに集中できるほど時間の余裕がない」

という人がほとんどではないでしょうか。

 

しかし、マルチタスクはPCにとっては効率の良いものであっても

人間にとってはとても非効率なことなのです。

 

たとえば、何かの資料を作っているときに誰かに話しかけられ

同時に対応しようとすると、資料は進まない、話は聞けていないという

状態になると思います。

 

仕事ではなくても、集中してテレビを見ているときに家族に話しかけられ、

話を聞いているつもりで実は全然聞けていないし、

テレビにも集中できなかったという経験が無いでしょうか。

 

このように人間は同時にいろいろなことはできないのです。

 

2つのことをやると50%と50%になるのではなく

5%と5%になってしまうことすらあります。

 

このようにマルチタスクは効率が悪いのですが、

やっている本人は2つのことを同時に対応したという満足感を与えてくれるのです。

 

なので、マルチタスクを行って

「自分は効率よくこなしている」

「同時に処理できる私はすごい」

と感じている人が多いのです。

 

「人間は1つのことに集中しているときが最も効率が良い」

ということを忘れないでいただきたいと思います。

 

とはいえ、1つのことに集中させてもらえない状況も多くあります。

特にビジネスに関しては1つのことに注力しすぎると

せっかくの機会を失ってしまうことがあります。

 

 

ではどうやっていろいろなことを同時に処理するのかについて説明します。

 

先ほどPCではマルチタスクで効率よく処理できるというお話をしましたが、

PCでもCPUが1つならば、同時にできる処理は1つなのです。

※CPU(中央処理装置)とはPCの演算(処理)を担う部分です。

 

PCではOSと呼ばれる処理を管理するプログラムが、

今やらないといけない処理を分割して、

どの順番で処理するかを管理しています。

 

これによって、あたかも同時に処理できているように見せているのです。

 

たとえば、画面上で動画を再生しているときに、Webページを開いたり

文字入力しても動画が止まったりしないというのも

OSが処理を管理して動画が途切れないようにしつつ、

別の作業も実施しているのです。

 

人間もこれと同じようなことをすればよいのです。

 

人間はPCのように1秒以下の世界で処理を切り替えたりすることはできないので

30分、できれば1時間単位で処理を切り替えることができれば

それぞれの時間でのパフォーマンスを落とすことなく処理が行えるのです。

 

私が良くやる方法では、たくさんのことをやらないといけないと感じた時には

やることとそれにかかる時間を紙に書き出します。

※この時に、常時必要なメール対応などもピックアップしておきます。

 

そして、それらにかかる時間を30分単位を1コマとして何コマ必要かを考えます。

 

後は、それらをパズルのように時間に当てはめて処理していくだけです。

※パズルを組み立ているときにはメールを処理する時間を適度に入れてください。

 

会社での業務についても、このように業務を処理しているときには

基本的にメールは見ません。

 

電話や直接話しかけられたときはもちろん対応しますが、

その時には、処理中の作業をやめて電話や会話に集中します。

 

そして、遅れた分だけ時間をシフトして処理を再開します。

 

これは簡単なようで慣れるまでは結構難しいものなのです。

 

特にマルチタスクに慣れている人は、習慣を変えることになるので

難しく感じるかもしれませんが、慣れてしまえば効率改善効果は絶大です

 

■同時対応が必要な時の処理方法

  1. やることと時間を書き出す
  2. 30分を1コマとして何コマ必要か算出する
  3. それぞれのコマを都合の良い処理順番に並べる
  4. 実際に始める

 

この流れを是非試して見ていただきたいと思います。

 

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